10 estrategias de gestión de clientes para el éxito a largo plazo

¿Qué es la gestión de clientes?

La gestión eficaz de los clientes es una parte esencial del éxito de una empresa. Se refiere al acto de gestionar las interacciones y relaciones con los clientes, desde el contacto inicial hasta la satisfacción del cliente a largo plazo.

¿Cuál es el objetivo final del software de gestión de clientes? Construir relaciones a largo plazo y aumentar el reconocimiento de la marca, fidelizando a los clientes.

¿Por qué es importante la gestión de las relaciones con los clientes?

La gestión de las relaciones con los clientes se refiere a permitir que las empresas establezcan conexiones sólidas con los clientes existentes. A su vez, las empresas podrán comprender adecuadamente las necesidades de sus clientes y crear experiencias a medida que impulsen el compromiso y las tasas de retención de clientes.

Además, ayuda a los gestores de clientes a adaptar sus servicios y ofertas de forma que los clientes queden satisfechos. Además, el software de gestión de relaciones con los clientes permite a las empresas identificar a los clientes de alto valor que pueden requerir atención adicional y empezar a trabajar para retenerlos. Para conseguirlo, necesitarás el mejor software de gestión de clientes para mejorar tus interacciones con los clientes.

Las 3 herramientas de gestión de clientes que necesitas

Antes de compartir contigo nuestras mejores estrategias de gestión de la relación con los clientes, echemos un vistazo a algunos de los mejores programas de gestión de clientes que existen.

Aquí tienes las tres mejores herramientas de gestión de clientes disponibles actualmente:

• SocialBee
• Pipedrive
• HubSpot

1. SocialBee

SocialBee es una impresionante herramienta de gestión de redes sociales que puede funcionar como software de gestión y que permite a las agencias de marketing, a los especialistas en redes sociales y a los equipos de marketing gestionar las cuentas de redes sociales de varios clientes a la vez.

Además, pueden invitar a sus clientes a SocialBee y mantenerlos al tanto de su estrategia de contenidos en redes sociales. Por último, pero no por ello menos importante, la herramienta permite a los clientes dejar comentarios importantes a través de la función de notas internas, aprobar o descartar las próximas publicaciones y generar informes detallados sobre su proceso.

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Utilizando sus diversas funciones, como múltiples espacios de trabajo, análisis sólidos e informes, cualquier gestor de clientes puede aligerar por fin el peso de sus responsabilidades en la gestión de las relaciones con los clientes.

SocialBee puede utilizarse asignando funciones a los usuarios, dejando puntos de retroalimentación en la sección de notas internas, aprovechando métricas importantes y generando informes impresionantes para certificar tu trabajo.

Si la retención de clientes está en tu lista de prioridades, SocialBee puede ser el software de gestión de clientes que estás buscando. Te espera nuestra prueba gratuita de 14 días, ¡sin necesidad de tarjeta de crédito!

2. Pipedrive

Pipedrive es un software de gestión de relaciones con clientes fácil de usar que ayuda a los equipos de ventas de todos los tamaños a mantenerse organizados y eficientes. Es un software de gestión de clientes sencillo pero potente.

Este software de gestión de clientes mantiene los datos de los clientes organizados, para que nada se pierda, dando a tu equipo más tiempo para centrarse en vender. La agilidad y potencia de Pipedrive lo convierten en una excelente opción para cualquier organización centrada en las ventas.

3. HubSpot

HubSpot es un software de gestión basado en la nube, en su mayor parte gratuito, diseñado para empresas de todos los tamaños y sectores. Este software de gestión de clientes ayuda a las empresas a seguir y nutrir a los clientes potenciales y a analizar las métricas clave.

HubSpot ofrece un magnífico software de gestión para supervisar los clientes potenciales salientes y entrantes, la gestión del proceso de ventas con automatización, la gestión de contactos y las campañas por correo electrónico. Gracias a su versatilidad y facilidad de uso, HubSpot es un valioso recurso para empresas B2B y B2C de diversos sectores.

10 Estrategias de Gestión de la Relación con el Cliente para Mejorar la Retención de Clientes

Una gestión eficaz de las relaciones con los clientes es esencial si quieres tener clientes satisfechos. La fidelidad de los clientes puede ganarse mediante estrategias eficaces de gestión de las relaciones con los clientes que aumenten su satisfacción. Cualquier gestor de clientes puede mejorar su reputación dentro de su sector específico.

He aquí las 10 mejores estrategias de gestión de las relaciones con los clientes para mejorar su retención:

1. Establece expectativas realistas
2. Crea un plan de comunicación para guiar a tu equipo
3. Facilita la colaboración fluida con el cliente
4. Utiliza un programa de gestión de clientes
5. Proporcionar informes periódicos a los clientes
6. Programar reuniones periódicas con los clientes
7. Sé proactivo
8. Aplica los comentarios y mejora tus ofertas
9. Proporcionar una excelente atención al cliente en todos los canales
10. Reconoce y recompensa a los clientes fieles

1. Establece expectativas realistas

Uno de los escollos más comunes en la gestión de las relaciones con los clientes es la falta de expectativas realistas. Con el tiempo, esto puede conducir a una relación laboral difícil y, en última instancia, a la pérdida de clientes. Intenta siempre ir más allá para superar las expectativas del cliente y mejorar su gestión.

He aquí tres formas de establecer expectativas realistas al gestionar las relaciones con los clientes:

• Presta atención a tus clientes – Si utilizas el mejor software de gestión de clientes para conocer los gustos y disgustos de tus clientes, podrás establecer expectativas alcanzables que se alineen con sus principales objetivos empresariales.
• Sé franco – Como gestor de clientes, es importante ser honesto sobre lo que puedes ofrecer y lo que actualmente es improbable. Si estableces expectativas poco realistas desde el principio, corres el riesgo de arruinar las buenas relaciones con los clientes y tu reputación en el proceso.
• Establece límites – Gestionar las expectativas de los clientes puede fomentar las relaciones a largo plazo. Los límites ayudan a que todos estén de acuerdo. Por tanto, asegúrate de que tus clientes comprenden los límites de lo que tú y tu software de gestión podéis proporcionarles, y sé claro sobre lo que se incluye y lo que no en el proyecto.

2. Crea un plan de comunicación para guiar a tu equipo

Si tu objetivo es una buena gestión de las relaciones con los clientes, el primer paso que debes dar es un plan de comunicación, seguido de la identificación del software de gestión de clientes adecuado. De ese modo, tu equipo sabrá exactamente cómo alimentar las buenas relaciones, manejar los datos de los clientes y no pasarse de la raya.

He aquí tres formas de crear un plan de comunicación:

• Definir metas y objetivos – El primer paso es identificar el objetivo del plan de comunicación. ¿Qué quieres conseguir? ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los objetivos que quieres alcanzar?
• Crea un calendario – Elabora un calendario para tu plan de comunicación. Deben darse fechas concretas de cuándo se enviarán los mensajes, quién será responsable de enviarlos y cómo se enviarán.
• Asigna funciones y responsabilidades – Asigna funciones y responsabilidades específicas a cada miembro de tu equipo de gestión de clientes. ¿Quién podría encargarse de crear y enviar mensajes? ¿Quién podría encargarse de hacer un seguimiento de las respuestas y de ponerse en contacto con los clientes? Un buen software de gestión de clientes debería ayudarte a solucionar esto.

3. Facilitar una colaboración fluida con el cliente

Los gestores de clientes y sus equipos deben construir y alimentar las relaciones con los clientes para garantizar su satisfacción y colaboraciones a largo plazo, tanto con los clientes actuales como con los potenciales.

Para lograr esta impresionante hazaña, tendrás que aprovechar la herramienta de gestión de clientes adecuada. A veces, no basta con utilizar un único software de gestión de clientes. Considera la posibilidad de complementar tus herramientas de gestión de proyectos con herramientas de comunicación digital que permitan realizar videoconferencias. Estas herramientas pueden fomentar interacciones más personalizadas con los clientes, permitiendo la comunicación cara a cara, la pantalla compartida y la colaboración en tiempo real, mejorando en última instancia tus esfuerzos de gestión de las relaciones con los clientes.

He aquí tres tipos de herramientas para facilitar una colaboración fluida con el cliente:

• Herramientas de gestión de proyectos – Utilizar una herramienta de gestión de proyectos como Trello puede ayudarte con la gestión de tareas, a seguir el progreso, a asignar múltiples tareas y a utilizar al máximo tus habilidades de gestión de relaciones con los clientes. Además, puedes probar Asana o Basecamp para ayudarte a colaborar con los clientes en tiempo real, compartir actualizaciones importantes y estar al tanto de los plazos. También hay varias alternativas a Trello que puedes probar.
• Herramientas para compartir archivos – Las herramientas para compartir archivos, como Google Drive o Dropbox, pueden ayudarte a colaborar con los clientes en diversos documentos y presentaciones. Puedes compartir los datos de los clientes, editarlos en tiempo real y hacer un seguimiento de los cambios. Esto permite una colaboración fluida en los proyectos.
• Herramientas de gestión de redes sociales – Herramientas como SocialBee pueden utilizarse para mejorar tus relaciones con los clientes. Con SocialBee, puedes mejorar fácilmente los esfuerzos de colaboración de tu equipo utilizando varios espacios de trabajo que actúen como portal del cliente, invitando a usuarios a la plataforma y asignándoles funciones, o recibiendo puntos de respuesta en la sección de notas internas.

SocialBee simplifica la colaboración en equipo con espacios de trabajo, asignación de funciones, etiquetado rápido y notas internas.

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4. Utiliza un software de gestión de clientes

Una gran herramienta de gestión de clientes te permite agilizar las relaciones con todos tus clientes. Ayuda a los gestores a aumentar los beneficios, ofrecer un mejor servicio al cliente y retener más clientes.

He aquí tres características esenciales de un gran software de gestión de clientes:

• Información centralizada del cliente – La gestión de las relaciones con los clientes consiste en tener una base de datos centralizada para todos tus clientes, que facilite la gestión y el acceso a la información importante. Mantén tu historial de comunicación, los detalles del proyecto y mucho más en un solo lugar.
• Mejor comunicación – Una gran herramienta de gestión de clientes puede ayudarte con las comunicaciones con los clientes mediante herramientas de marketing por correo electrónico y redes sociales. Para mejorar tus capacidades de interacción con los clientes, integra los SMS con tu CRM. Esta función puede impulsar significativamente tu estrategia de acercamiento a las ventas. También puedes establecer recordatorios periódicos para hacer un seguimiento de los clientes, a fin de garantizar que la comunicación sea siempre oportuna y que el proceso de ventas vaya por buen camino.
• Flujos de trabajo racionalizados – Al automatizar las tareas repetitivas e integrarse con otras herramientas, una gran herramienta también puede agilizar los flujos de trabajo. Puedes automatizar los correos electrónicos de seguimiento o integrar tu software con herramientas de gestión de proyectos para el seguimiento del progreso.

En general, el software puede ayudarte a mejorar la comunicación, ahorrar tiempo y ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

5. Proporcionar informes periódicos a los clientes

Los informes de clientes son una forma importante de mostrar las funciones de tu software de gestión de clientes. Los informes regulares de clientes demuestran que estás supervisando activamente el progreso de varios proyectos. También ayudan a las empresas a rendir cuentas a los clientes y a garantizar que siempre se cumplan sus expectativas.

Para que puedas hacer informes de clientes y gestionarlos rápidamente y sin esfuerzo, necesitarás grandes herramientas que te ayuden. Por ejemplo, SocialBee proporciona a los usuarios sólidos análisis que muestran el impacto de tu trabajo, como la distribución de tus niveles de compromiso (me gusta, comentarios y compartidos).

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Al utilizar los datos que te proporciona SocialBee, empezarás a notar que tus informes serán más fáciles de preparar. Con los datos de los clientes a tu alcance, podrás gestionar eficazmente las cuentas de tus clientes. Además, podrás generar informes en PDF de aspecto impecable exportándolos directamente desde SocialBee. Esto es lo que deben conseguir las grandes herramientas de gestión de clientes.

6. Programa reuniones periódicas con los clientes

Programar reuniones periódicas con los clientes te ayudará a gestionarlos con más eficacia y a mantenerlos informados sobre el progreso de sus proyectos. Durante las reuniones periódicas, ambas partes pueden hablar de cualquier problema que haya surgido, de los progresos realizados y de lo que hay que mejorar.

Al reunirte regularmente y discutir los proyectos, puedes comprender mejor sus necesidades y desarrollar un enfoque más personalizado del servicio. Con el tiempo, esto conduce a una mayor satisfacción y fidelidad de los clientes.

Para aprovechar plenamente el poder de las reuniones periódicas con los clientes, vas a necesitar un software y una herramienta de programación de reuniones igual de potentes que te ayuden a escalar y a mantener contentos a tus clientes.

Para ello, te recomendamos que empieces a utilizar Reuniones ACE, una notable plataforma de programación virtual que elimina eficazmente la confusión de programar llamadas. Esta completa plataforma te permite sincronizar varios calendarios, como Google Calendar, Office 365 y iCloud, entre otros.

Utilizando esta herramienta de programación de reuniones, puedes reducir significativamente el número de inasistencias y aumentar tus tasas de conversión a un nivel sin precedentes.

Esto es posible estableciendo recordatorios antes de las reuniones y programando correos electrónicos de seguimiento después de las llamadas. Puedes empieza gratis ¡y aprovecha esta herramienta para ayudar a tu agencia a ampliar su alcance hoy mismo!

7. Sé proactivo

Un enfoque proactivo de la gestión eficaz de los clientes implica gestionar sus expectativas, necesidades y objetivos.

Tu equipo de ventas y marketing siempre debe hacer todo lo posible por anticiparse a los problemas e intentar idear soluciones antes de que surjan. Para echar una mano, utiliza tu software de gestión de clientes y tus habilidades y haz una lluvia de ideas sobre cómo podrías prevenir una serie de posibles problemas. Esto puede generar confianza con tus clientes y evitar que los problemas hagan descarrilar el proyecto.

Además, en lugar de esperar a que tus clientes te pidan ayuda, ofréceles soluciones proactivas que aborden sus necesidades y objetivos. Esto puede ayudarte a demostrar tus habilidades de gestión de clientes y a proporcionar más valor a tus clientes. Para ello, utiliza el software adecuado a las necesidades de tus clientes.

8. Aplica los comentarios y mejora tu oferta

Reconocer a tiempo los puntos de respuesta sugeridos por tus clientes debería ser de la máxima importancia para cualquier gestor de clientes.

Una vez que consigas ponerlo en práctica, hazles saber que se han tenido en cuenta sus sugerencias y que consideras valiosa su aportación. Esto les demostrará que pueden confiar en ti a largo plazo y, por tanto, mejorará el proceso de venta.

Además, esto implica refinar y mejorar continuamente tus servicios para satisfacer las necesidades y expectativas en constante evolución de tus clientes.

Aquí tienes tres formas de mejorar tus ofertas:

• Ofrecer soluciones personalizadas – Los gestores de clientes siempre deben adaptar sus servicios a las necesidades específicas de cada cliente. Esto puede implicar personalizar los servicios, ofrecer servicios adicionales y hacer descuentos cuando sea posible.
• Aprovecha la tecnología : la revolución de la IA puede mejorar tus actuales habilidades de gestión de clientes. Utiliza la tecnología y el software de gestión de clientes para ofrecerles más valor, y utiliza un sistema de gestión de clientes para mejorar la comunicación y la colaboración.
• Evaluar y mejorar continuamente – Evalúa periódicamente tus ofertas e identifica las áreas de mejora. Mantenerse a la vanguardia y satisfacer las necesidades cambiantes del cliente es clave para seguir siendo competitivo.

9. Proporcionar una excelente atención al cliente en todos los canales

Proporcionar una excelente atención al cliente en todos los canales implica ofrecer una asistencia coherente, puntual y personalizada a tus clientes, independientemente del canal de comunicación que utilicen para ponerse en contacto contigo.

• Ofrecer asistencia multicanal – Hazte fácil de contactar a través de los canales preferidos por tus clientes, como el correo electrónico, el sistema telefónico alojado, el teléfono, el chat en directo y las redes sociales. Esto puede ayudarte a mejorar tus relaciones con los clientes de forma rápida y a mejorar las encuestas de satisfacción de clientes.
• Responde rápidamente – Responde a todas las consultas y problemas de los clientes lo antes posible, independientemente del canal que utilicen. Nunca dejes un mensaje sin contestar durante más de 24 horas. Además, establece expectativas claras sobre los tiempos de respuesta e intenta superarlas siempre que sea posible, sobre todo cuando se trate de nuevos clientes.
• Estar disponible las 24 horas del día – Asegúrate de que tu equipo de ventas ofrece asistencia en horario ampliado o 24 horas al día, 7 días a la semana si es posible, sobre todo si gestionas clientes en zonas horarias diferentes. Esto puede ayudarte a mejorar la accesibilidad de tu asistencia, ofrecer soluciones rápidas a los problemas y conectar con nuevos clientes de forma más persuasiva.

10. Facilita que los clientes te paguen

Todas las empresas, desde los autónomos a las pequeñas agencias, necesitan herramientas generadoras de facturas para tener un proceso de facturación sólido que mantenga el dinero entrando por la puerta. Es difícil hacer un seguimiento de los pagos entrantes y del flujo de caja sin un sistema fiable. Podrías acabar retrasando ingresos que realmente necesitas, incapaz de realizar pagos críticos a empleados, contratistas u otros proveedores. También corres el riesgo de poner en peligro las buenas relaciones con los clientes si te equivocas en la experiencia de la transacción. Aquí tienes 3 formas de facilitar que los clientes te paguen:

1. Utiliza un software intuitivo. Encuentra una plataforma de pago que sea fácil de usar e intuitiva. En lugar de pagar por funciones que realmente no necesitas, invierte en un sistema operativo financiero que funcione para tu negocio.

2. Reduce o elimina las comisiones. Las comisiones por transacción pueden suponer un buen mordisco a tu cuenta de resultados. Encuentra una solución de facturación y pago de facturas que ofrezca opciones de pago sin comisiones, o busca las comisiones más bajas posibles.

3. Automatiza, automatiza, automatiza. Muchas tareas de facturación y pago de facturas son recurrentes cada mes. Busca una plataforma de pagos que pueda automatizar estas tareas, reducir los errores y devolverte tiempo para centrarte en la actividad generadora de ingresos.

Hopscotch es una solución de facturación y pago de facturas diseñada para autónomos y equipos pequeños. Esta plataforma todo en uno facilita el seguimiento de lo que entra y sale en un único libro mayor, paga y cobra sin comisiones, y controla la experiencia de pago de los clientes/proveedores: no tienen que crear una cuenta para pagarte, y puedes generar y enviar pantallas de pago personalizadas con tu logotipo, colores e iconos.

11. Reconoce y recompensa a los clientes fieles

No centres toda tu atención en atraer a posibles clientes. En lugar de eso, acostúmbrate a recompensar a los clientes fieles y a celebrar las buenas relaciones con ellos. Es una forma estupenda de mostrar tu agradecimiento por su apoyo y fomentar la fidelidad continuada.

Aquí tienes tres formas de recompensar a los clientes fieles:

• Ofrece descuentos exclusivos – Agiliza el proceso de venta ofreciendo descuentos o promociones exclusivas a los clientes fieles, como un porcentaje de descuento en su próxima compra o una mejora gratuita a un servicio premium.
• Proporcionar acceso temprano a nuevos productos o servicios – Da prioridad a los clientes fieles concediéndoles acceso anticipado a nuevos productos o servicios antes de la fecha oficial de lanzamiento. Esto puede ayudar a tus clientes a sentirse especiales y valorados.
• Crea un programa de fidelización – Desarrolla un programa de fidelización destinado a fomentar las relaciones a largo plazo con los clientes y ayudar en el proceso de venta. El programa puede implicar que los clientes acumulen puntos por sus compras, que luego pueden canjear por descuentos u otro tipo de recompensas.

Preguntas frecuentes